こんにちは！尾形です。
先週もセミナー続きで、AIの他に価格転嫁とM&Aのセミナーを開催しました。テーマがかけ離れているとなかなか大変なのですが、AIフル活用により半分以下の時間で準備できています（手順はこのメールの最後に書いときます）。
AIにやってもらう部分と自分でやる部分をしっかり区分けするのがポイントですね。
なんでもかんでもAIが出来る！と思っていると品質が下がったり、逆にAIに振り回されたりします。
今日はそんなありがちなAIトラップにかからない為のメルマガです！
それでは今日のメルマガは「超実践AＩ導入ステップ」！いってみましょう！
ちょっと長いですが超有料級の情報です！！！
【本日の概要】
１．AIができることを知る
２．業務を可視化して断捨離する
３．人とAIで役割分担する
４．AIを仕込む
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１．AIができることを知る
まずはAIの得意分野を知りましょう。いまや数多のAIツールがあって把握するのも大変ですが、ザクッと生成AIは、
得意 → フワッとした良い感じの回答、大枠を掴む、まとめる、チェックする
苦手 → 毎回同じ回答を出す、スピーディーにタスク処理する、大量過ぎるデータ
こんな感じの特性があります（もちろん例外もあります）。実はこれは従来のITツールと
真逆の特性なんですよね。この得意分野を生成AIに任せ、苦手分野は従来ツールで構築すると革命が起きます！
従来はハードルが高かったマクロやＶＢＡ構築、コーディングまで生成AIがやってくれるようになったので、コード１行も書けない私でもツール自作できるようになりました。この辺りはまたいずれ。
ここではAIを使いこなすには、何が出来るかを把握する必要があると覚えておきましょう。
進化早いので大変ですが、せめてこのメルマガはチェックしておいてください。
２．業務を可視化して断捨離する
次は合理化したい業務の可視化です。
「いまやってる仕事たいへーん！もうまとめてAIやって！」
これは失敗パターンの王道です。自分の業務をしっかり見直しして、何がボトルネックなのかを知らねばなりません。先日ご依頼いただいた食品製造業では、山ほど来る連絡をなんとかAIで処理して欲しい！とのご依頼でした。なるほど電話、メール、FAX、バラバラの連絡手段で、社内からも取引先からも連絡が殺到、、、事務員さんが悲鳴を上げていました。 この場合、
・電話とメール → チャットに移行する（社内は100％、取引先は順次対応）
・FAX → 廃止依頼。どうしても無理な取引先は電子受信で対応
とまずは断捨離です。取引先に連絡したところ「ウチもチャットが助かります！」と言う先が何社かありました笑。また社内の営業担当が反対しましたが、LINEワークスにしたことで、「なんだLINEなら楽だよね」とあっさり。
AIを当てはめる前に、いらないものは無くし、どうしても必要なものは簡略化してしまいます。ムリ、ムダ、ムラの排除ですね。
３．人とAIで役割分担する
そして人とAIで役割分担です。残った業務で重たいものは、
① 社外の特定のメールに返信する
② 社内のメールに受領連絡をする
③ 送られてきたデータを社内システムに打ち換える
④ FAXできたものを打ち換える
⑤ 必要に応じて電話連絡をする
おっと、これは全てAI化できてしまいそうですね。
しかしあまり予算かけない方針です。ここはコスパも意識した最適化を目指します。
４．AIを仕込む
いよいよAIを当てはめていきます。まず、そもそも①②はチャット化したのでほぼ無くなります。残った①の社外メールも、GASで返信が必要なメールを選別し、自動返信の設定すればOKです。これで事務員さんが手打ちするメールは1/5くらいになりそうです。Gmailをご利用なので設定が簡単でたすかりました。
②は特に意味がないので廃止しました。チャットなので見てるでしょ、いや見ておけよ、ということになりました。
③が悩ましいところ。利用している社内システムが古く、自動連携が難しそうです。
もともとシステムの刷新も検討中だったとのこと。ではAIでメール添付データを自動でストレージに保存するようにしときましょう。これで打ち込む手間がかなり軽減されます。事務員さんによると、打ち込み中に電話がワンワンなってて集中できなかったので、そもそも電話減っただけでもすごく助かります、と言っていただけました。
④はAI-OCRを導入して対処することに。困ったのは手書きのFAXです。せめて打ち込んで欲しいところ。
常務に相談したら「ああ、あそこはいつも支払も遅くて困ってるんだ！強く言ってくる！」と頼もしいお言葉。なんとかなりそうですね。
⑤の電話、うーん最近は自動架電AIもありますが、、、と思ってましたが、
取引先への御礼も含まれてるのでそれくらい人間がやろうよ、ということになりました。
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ざっとこんな感じで受付業務をAIで合理化してみました。チャット移行も始まったばかりですし、慣れない扱いもあるので最初は大変かもしれませんが、１～２ヵ月もすれば業務量は半分以下になると思います！と事務員さんも太鼓判で、社長も感激されてました。メルマガへの掲載もOKいただきました笑
まとめ
さて「超実践AＩ導入ステップ」のまとめです。
なんでもかんでもAIにやらせるのではなく、まずは業務を合理化し、ムリムダムラを省くのが重要です。ここまでは従来のIT化と同じ考え方ですね。
その上で、AIが活かせるところと、やっぱり人間がやるべきところ、に分けて対処していくのがコツです。はじめから100点を目指さず、まずは70点狙ってはじめるのが良いですね。
それでもAIの進化を見てると、そのうち大半の仕事はAIが持って行くと思います。
今回の例で行くと、人間が行うのは例外対応だけになりそうですね。
そうなれば、手が空いた事務員さんは常務の営業秘書として人間にしかできないお仕事に取り組んでいただければ、会社の売上も上がります！
うーん今回も長くなりました汗 また次回もよろしくお願いします！
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経営革新×事業承継×資産形成
で強く稼ぐ企業を創るパートナー
合同会社そうわ経営パートナー
代表社員 尾形吉通
mail：info@souwa-ka.com
HP ：https://souwa-ka.com
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①情報収集 → AIでDeepResearch（今回はGPTo3）
②追加情報 → 過去の自分の資料や実体験を追加（過去のPDFと音声で書き起こし）
③情報統合 → notebookLMに①②を入れてデータベース化
④方針策定 → ③と会話しながらセミナーの概要を決定
⑤資料ベース→ SkyworkとGeminiで資料のビジュアル化
⑥資料仕上げ→ ⑤を元に資料仕上げ
